Quelles sont les tâches administratives dans un cabinet dentaire?

Gérer un cabinet dentaire ne consiste pas seulement à prendre soin de la dentition des patients, cela demande également de faire de nombreuses tâches administratives. Afin de vous aider à en savoir plus sur le métier de secrétaire dentaire, voici quelques exemples des tâches qu’elle effectue au quotidien.

La secrétaire dentaire accueille les patients

Bien évidemment, un emploi de secrétaire dentaire à Laval consiste à accueillir les clients lors de leur arrivée à leur rendez-vous. La secrétaire dentaire va vérifier toutes les informations des patients et s’assurer qu’ils sont bien enregistrés dans la base de données. Une fois que la prise d’informations est terminée, la secrétaire invite les patients à s’asseoir le temps que le dentiste soit prêt à les recevoir dans son cabinet.

Lors d’un tout premier rendez-vous, la secrétaire va prendre le temps d’inscrire le patient et lui donner des formulaires à remplir sur ses antécédents médicaux afin de s’assurer qu’il pourra effectuer les soins requis par le dentiste.

Prendre les appels téléphoniques

La secrétaire dentaire s’occupe également de tous les appels entrant et sortant du cabinet et répond aux questions des différents patients. Elle prend connaissance de toutes les demandes de rendez-vous et les inscrit dans la base de données en fonction de la disponibilité des dentistes. Lorsqu’un patient est proche d’avoir un rendez-vous, la secrétaire prend soin de l’appeler afin de faire le suivi et s'assure que celui-ci n’a pas oublié sa prochaine rencontre avec le dentiste.

Faire la mise à jour des dossiers

Chaque patient possède un dossier spécifique qui est enregistré dans la base de données du cabinet. La secrétaire dentaire s’assure que toutes les notes et commentaires du dentiste ainsi que les examens soient mis à jour dans chacun des dossiers. Cette étape permet à la secrétaire de pouvoir faire les suivis avec les patients en cas de besoin. En plus de mettre à jour les dossiers des patients, la secrétaire prend également le temps de mettre à jour les différents agendas des dentistes pour faciliter la prise de rendez-vous et signaler aux patients lorsque ceux-ci seront en vacances ou simplement absents.

Préparer la paperasse

Être secrétaire dentaire, c’est aussi s’occuper de tout l’aspect financier du cabinet. La secrétaire doit donc s’occuper également des facturations, des paiements ainsi que des assurances. Elle doit donc vérifier que les paiements des patients ont bien été effectué et doit remplir tous les documents en lien avec les assurances des différents patients.

En conclusion, la secrétaire dentaire est une véritable gestionnaire puisqu’elle prend en charge les rendez-vous des patients, l’horaire des dentistes ainsi que des autres employés en plus de gérer tous les appels téléphoniques et tout l’aspect financier du cabinet dentaire.

publié le 2022-09-15 par Netrevolution