Numérisation : 5 avantages et risques

À l’heure actuelle, la plupart des professionnels – et même de nombreux particuliers – optent pour la numérisation de leurs documents. L’objectif est multiple : avoir une sauvegarde digitale, retoucher un document numériquement, pouvoir l’envoyer par voie électronique, etc. En effet, la numérisation présente bien des avantages, mais elle comporte aussi des risques. Découvrez donc ses plus et ses moins :

Les avantages de la numérisation

D’un côté, numériser des documents vous apporte de multiples avantages, dont il serait dommage de vous priver. Voici les principaux dont vous pouvez bénéficier :

1. De multiples sauvegardes : qu’il s’agisse de sources papier, audio ou même vidéo, la numérisation vous permet de sauvegarder tous vos documents. D’une part, s’il arrive malheur à la version physique, il vous reste le format digital. D’autre part, en multipliant les sauvegardes numériques, vous vous assurez de toujours conserver une version intacte. En cas de souci sur un exemplaire, il vous en reste d’autres.
2. Des transferts facilités : des documents digitaux peuvent facilement être envoyés par voie électronique. Et contrairement aux versions physiques, il est même possible d’envoyer un même fichier à plusieurs destinataires. La numérisation permet alors de transmettre plus efficacement les documents.
3. Un accès amélioré : en couplant la numérisation avec la puissance d’internet, on obtient un accès simplifié et plus efficace à tous les documents digitaux. À tout moment et depuis n’importe quel endroit, il suffit de se connecter au serveur pour accéder aux données. C’est pourquoi de nombreux professionnels décident de contacter une entreprise de services infonuagiques, pour mettre en place une solution de cloud.

Mais attention aux risques !

Évidemment, une telle pratique ne vient pas sans quelques risques associés. Le plus important concerne la sécurité des données. En effet, si elles ne sont pas stockées de manière adéquate, vous encourez des risques de :

4. Corruption et/ou destruction (sabotage, serveur défectueux, etc.).
5. Fuites (piratage).

Mais avec les précautions adaptées, vous réduirez ces risques et profiterez pleinement des avantages de la dématérialisation. Notamment, veillez à dupliquer vos sauvegardes à différents endroits parfaitement sécurisés et à limiter l’accès aux seules personnes autorisées.

Conclusion

La numérisation de vos documents présente donc de multiples avantages, mais elle ne doit pas être prise à la légère. Ainsi, mieux vaut conserver des versions physiques des documents les plus importants, et surtout veiller à parfaitement sécuriser les données numériques stockées.

publié le 2019-03-20 par Netrevolution